Organisering av oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamarar og leiarar i felles sak/arkiv system WebSak

Arkivtenesta har ansvar for å;

• opna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post. Dokument status M
• Skranke skal dagleg opna Altinn, Mottak, E-post, Fysisk post ev. andre e-arkiv. 
• oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring.
• Gradera dokument/opplysningar i høve offentlegheitsvurdering.
• journalføra eigenproduserte dokument. (S)Sakspapir og interne notat (N og X notat)
• Journalføra e.post som vert registrert i sakshandsamarsystemet. Inngåande og utgåande e.postar.
• arkivera.
• kvalitetssikra at sakshandsamar si registrering er korrekt på utgåande dokument.
• Skanna dokument til utgåande brev om dei manglar
• Skriva ut vedlegg som ikkje ligg til arkiv, men som ligg elektronisk, unntak FELL2
• Setta status J på utgåande dokument for Journalført
• Setta kopi av utgåande brev i perm for kopibok
• frankera utgåande post.
• Avslutta arkivsaker etter ynskje frå sakshandsamar
• kvalitetssikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar, samt fysisk arkiv.
• betena utlån frå arkiv.(Utlånskort)
• Gå gjennom postjournal før utlegging på heimesida under innsyn. 

Sakshandsamar har ansvar for å;

• Levera personleg adressert post , papirdokument  til sentralarkiv for journalføring.
• Registrera  e- post/sms/dokumentasjon frå fagsystem i sakshandsamarsystemet som kjem direkte til sakshandsamar si e-post adresse.
• Kontrollera at rett offentlegheitsvurdering er gjort
• Ha oversikt over kva saker som ein har ansvaret for ved hjelp av saksbehandlingssystemet WebSak.
• All dokumentproduksjon i WebSakFokus
• Avskriva restanse på inngåande og interne dokument som er handsama.
• Skriva ut vedtaksbrev etter at vedtak er fatta i utval.
• Sjekka at status for vedtaks oppfylging på sakspapira er korrekt til ei kvar tid Koda dei til kode 60 ved oppfylgt vedtak.
• Levere 1 fysisk kopi (inkludert vedlegg) til sentralarkivet av alle utgåande dokument, unntak FELL2 
• Utgåande fysiske brev skal leggjast i konvolutt og leggast ned til sentralarkiv for frankering.
• Be om å få avslutta arkivsak etter kvart som dei er ferdig handsama.
• Ha kontroll over arbeidsbordet i sak/arkivsystemet Websak til ei kvar tid.
• Retta opp i feilregistreringar, feil graderingar og liknande som arkivpersonalet har gjort.

Leiar har ansvar for å;

• Fylgja opp sakshandsamarane fagleg og rettleia dei på best mogeleg måte.
• at restanselister vert fylgde opp av sakshandsamarar
• bidra til at krava til dokumentasjon av handsaminga vert ivareteken.